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系統簡易使用說明

System easy to use instructions

愛屋不動產管理平台與房仲業流程圖

系統除結合了原有Windows版房管系統的優點外,且增加了許多易學、易用、直覺、人性化功能,並將系統架構在網頁上,所以使用者的電腦只要有連上網際網路的能力,透過網址連結與權限登入機制,就可以安全的使用本系統所提供的資源。
系統特點說明  
全新趨勢

網路行銷為房仲業帶來革命性的突破與不可忽視的商機。

全方位

流通、網站、平台式管理、PDA行銷、廣告;功能齊全一次到位。

全無料

數萬筆有效資料免費流通、有效物件流通數量快速激增中。

全流通

除專屬網站與線上平台流通外、同時與知名品牌同步聯賣。

全放送

yahoo關鍵字廣告、網路地產王策略聯盟;強力曝光、加速成交。

全網頁

所有管理全在網路進行、免去系統安裝之不便,服務、維護無時差。

全系列

物件/客戶/成交/查詢/統計分析/報表列印,介面直覺、人性化。

全同步

網路無國界;管理、流通、廣告均一次完成,效率高、效果好。

全服務

電話一通、即時服務;尚有MSN、SKYPE、E-MAIL、線上留言等機制。

全多工

擺脫單機作業使用人數受限的桎梏、平台式資源共享非夢事。

壹、如何登入系統與網址位置
登入網址
首頁網址 : http://www.houseol.com.tw/
多店版管理網址 : http://hq.houseol.com.tw/
個店示範首頁 : http://www.houseol.com.tw/web/a000
PDA行動通Agent系統 : http://pda.houseol.com.tw/ (使用原有登入機制)
於登入窗輸入「帳號(店代號)」、「使用者」、「密碼」以登入本系統。
店東的登入帳號與密碼由愛屋線上管理部配發,請洽客服中心索取。
貳、操作介面說明
執行方法︰滑鼠游標移到功能選單上方,即會自動出現下拉選單,供點選欲執行的功能項目。
功能選單介面說明如下圖:紅色框:功能選單粉紅色框:常用快捷鍵
操作介面介紹:由上而下依序為「功能選單」、「指令列」、「瀏覽顯示列」,最下方為資料「分頁框」。使用者可先點選「瀏覽顯示列」中的一筆資料,並點選【修改】、【刪除】、【列印】、【新增】、【存檔】、【不存檔】...等按鈕,以進行資料維護。
Ps1.點選功能選單左側logo處,如右圖可以回到系統登入時的首頁。
Ps2.專屬導覽功能:透過 經紀人員、秘書、店東職權的不同,規劃專屬功能導覽。
功能選單位置:導覽
Ps3.點選功能選單最右側之『』圖示,可以呼叫「影片式說明」,來參考與學習。
進入每一個管理介面皆為新增狀態,於瀏覽顯示列上以滑鼠左鍵快點兩下,可以進入指定資料的編輯狀態,資料編輯完成;皆須點選按鈕以進行儲存。
提供於「瀏覽顯示列」上;使用滑鼠快點兩下進入選定資料功能。並附有「查詢介面」,以檢索該資料表的內容,查詢到的資料會以十筆為一頁的方式顯示,使用者可以點選〔第一頁〕、〔上一頁〕、〔下一頁〕、〔最後頁〕或下拉頁數來切換資料顯示頁。
專用片語窗:所有的藍色標題均提供「片語視窗」功能。因應不同欄位;會出現「專屬資料窗」、「地址窗」、「地段窗」、「專屬片語窗」、「日期窗」…。為增進作業效率,並提供於片語窗中;以滑鼠快點兩下來填入選定資料功能。
提供於物件照片或其他圖片上點圖開窗放大功能,再次點選大圖為關閉功能。
解析度含800*600以上螢幕全視窗縮放功能,修改資料時;均提供按【Enter】跳下一欄的功能。
參、如何開立員工帳號與設定權限?
◎功能選單位置:工具箱→系統設定→員工資料  (欄名前有”*”者,表示為必填欄位)
(※請注意!所有使用者皆須經過此開通與權限設定作業後,始可使用系統功能!)
(* 因店東才有修改所有經紀人資料的權限;「秘書」的程級若需要修改,須設為店東的身分。)
新增設定或整理修改現有員工資料,將不需要的資料刪除或修改為”不啟用”。
修改員工資料的同時,也可以設定其功能權限,請點選【權限設定】鈕,並於各模組的權限功能上做適當的勾選,最後按【存檔】鈕以儲存此員工的權限之後,便可開通此帳號!
Ps.權限也可以於…選單→工具箱→系統設定→員工權限中設定之。
肆、各模組簡易的使用說明
一、工作日報表
◎功能選單位置:業務/EIP→工作日報表
日報表之建立方法有二:
於工作日報表中點選「作業項目」並選擇賣方、市調物件、潛在買方(承租方)來建立作業記錄或洽談記錄。
 
Ps.當天的工作內容建立後會列表於下方,可以直接點選來進行修改作業。
於售(租)案物件、市調物件的作業記錄或買(承租)方的洽談記錄中來建立。
Ps.「作業項目」的25項工作內容,提供於「工具箱→日報表項目」中修改之。
二、展售作業
◎功能選單位置:業務/EIP系統設定→展售作業
提供業務人員針對來店客戶,做面對面的介紹與行銷的作業。介面親和、功能完善,包括與本公司介紹、買屋輕鬆找、租屋輕鬆找、買方輕鬆找、承租方輕鬆找、買屋輕鬆找、租屋輕鬆找、商圈/電子地圖資訊、相關試算等。
三、全省成交行情分析:用以查詢全省的各區域之成交行情。 Ps.需輸入路段資料。
◎功能選單位置:業務/EIP→成交行情分析
四、行程規劃與查詢:建立個人的行事曆,並將訊息顯示在首頁的左下角「今天的行程/約會」中。
◎功能選單位置:業務/EIP→行程規劃→行程規劃輸入
五、售案物件輸入:(功能與操作介面近似原有系統) (租案物件輸入…略!)
◎功能選單位置:售案→售案物件輸入
a.物件、賣方資料建檔。
b.圖片、影片管理(結合語音旁白、跑馬字幕、背景音樂,並提供自行編輯功能)。
c.不動產說明書管理與張貼表列印功能(均提供轉word格式功能)。
Ps1.售(租)案的個人作業記錄提供轉存為個人行程功能。
Ps2.可以點選案名稱後方的「放大鏡」圖示,以帶出與套用相關的商圈/社區資料。
Ps3.含過期/成交/市調 提供於售案維護頁面上;排除過期/市調或成交物件的功能。
Ps4.售案物件查詢內容提供轉存為Excel格式功能。
六、潛在買方輸入:(功能與操作介面近似原有系統) (潛在承租方輸入…略!)
◎功能選單位置:業務/EIP→潛在買方→潛在買方輸入
Ps1.潛在買方(潛在承租方)的洽談記錄提供轉存為個人行程功能。
Ps2.潛在買方查詢內容提供轉存為Excel格式功能。
七、成交買方輸入:(功能與操作介面近似原有系統) (成交承租方輸入…略!)
◎功能選單位置:成交→成交買方→成交買方輸入
八、售案成交資料輸入:(功能與操作介面近似原有系統) (租案成交輸入…略!)
◎功能選單位置:成交→售案成交→售案成交輸入
九、業績統計:彈指間即可輕鬆統計與列印查詢條件的業績資料表。
◎功能選單位置:工具箱→業績統計表
十、公告維護
◎功能選單位置:工具箱→公告維護
提供店東;用以建立公告資訊,並將訊息顯示在首頁左下角的「公司公告區」中。
十一、即時傳訊功能
◎功能選單位置:業務/EIP→訊息管理
用以建立店內一對一或一對多的即時訊息,並將訊息顯示在首頁右上角的「即時傳訊區」中。
十二、修改個人登入密碼
◎功能選單位置:業務/EIP→修改登入密碼
若登入密碼有安全之虞或希望變更時,用以修改個人登入之密碼資訊。
十三、商圈資訊:(功能與操作介面近似原有系統) (都市計畫、生活圈輸入…略!)
◎功能選單位置:商圈→社區資料→社區資料輸入
Ps1.有別於舊有系統之處:整合『社區資料』中的『社區建物』、『住戶資料』,並建立關聯性。
Ps2.可以點選社區名稱後方的放大鏡圖示,以帶出與套用相關的市調或售(租)案物件資料。
十四、市調物件:(用於業務階段的募集物件建立與後續追蹤維護)
◎功能選單位置:商圈→市調物件→市調物件輸入
Ps.可以點選案名後方的放大鏡圖示,以帶出與套用相關的商圈/社區資料。
十五、合約書管理:(功能與操作介面近似原有系統)
◎功能選單位置:合約書
十六、DM印刷品管理機制:即透過資料的建立以統合印刷樣稿與內容的資訊交流平台。
◎功能選單位置:工具箱→彙整DM印刷樣稿
十七、EIP首頁增加買賣雙方之 成交客戶生日提醒機制
◎功能選單位置:進入系統首頁
使用說明:首頁右下方;客戶生日到期提醒、同業委託物件到期通知功能,您只要登入系統 ;便貼心提醒您本月的客戶生日列表為您的客戶關係把關~!
提醒對象:潛在買方、潛在承租方、成交買方、成交承租方、成交賣方、成交出租方條件: 以今天為準...10天內生日到期的客戶。
十八、所見即所得的休假輪值表製作與查詢
◎查詢功能選單位置:業務/EIP →休假輪值表
◎維護功能選單位置:工具箱→休假輪值表
採所見即所得的製作方式
做法:
1.點選 全休 半休正值班... 等如下圖示
2.於員工與日期間移滑鼠點選以標記之。
3.最後按編輯區下方的存檔鈕即可於業務/EIP中查詢之。
4.並提供自行編輯備註說明內容功能,請至 功能選單/工具箱/休假輪值表 中維護之(製作完成記得按一下左下角的存檔鈕)。
十九、手機簡訊功能
◎功能選單位置:工具箱→業務/EIP / 手機簡訊
簡訊功能分為三種發送方式:
簡訊平台發送:透過發送內容,發訊人,簡訊接收者手機號碼資料的填寫後,進行簡訊發送作業。
群組發送:自行編列與管理欲發送的群組內容,並透過勾選以發送簡訊。
結合愛屋線上管理發送:於愛屋線上管理之查詢功能中(如潛在買方查詢),查詢結果透過勾選後,點選”簡訊”按鈕以對勾選的客戶發送簡訊作業。
Ps.功能建置於功能選單/業務/EIP 之且手機簡訊提供三天的預約發送功能,請多利用 !!
二十、個店網頁管理各店網站前台的維護介面。
◎功能選單位置:工具箱→個店網頁管理
功能包括:
個店資訊 :公司基本資料,包括公司照、位置圖、公司介紹資訊、聯絡資訊、色系版型選擇等。
首頁精選 :分為商仲精選與精華推薦,圈選後會展示於各店首頁。
服務快訊 :公司的活動訊息、特惠方案、最新公告、...等。
買/租屋委託 :買租屋委託的維護(含e-mail通知)。
售/出租委託 :賣屋出租屋的維護(含e-mail通知)。
相關連結 :網站相關連結維護。
店長推薦 :於租或售案選單或物件頁1中都提供維護店長推薦物件功能(每店五筆-免費曝光於愛屋線上首頁)。
每月之星 :工具箱/系統設定/員工資料於編輯員工資料時,可以設定該員工是否為當月之星(不限人數系統亂數顯示)。
 
聯絡我們 :線上意見箱或留言回覆功能(含e-mail通知),可以勾選回覆是否出現在首頁上。
線上徵才 :線上維護應徵、條件、先關資訊。
線上履歷 :應徵者填寫線上履歷後的維護區(含e-mail通知)。
首頁廣告 :第2版型的廣告維護介面,分為 大型廣告(首頁中央)、小型看板(首頁左下)兩種。
伍、預設的權限說明
加盟店之預設權限分七級:店東、特助、主管、秘書、經紀人(普)、經紀人(高)、key in人員等
預設權限如下:
一、店東:擁有最高權限,可以使用系統中之所有功能,帳號是隨店資料產生,不提供刪除。
二、特助:可由店東(最高權限)新增之,預設值可以使用系統之所有功能,但帳號可刪除。
三、主管:可以管理與審閱單位內經紀人的買賣方資訊。
四、秘書:提供大部分之功能,但未提供:系統設定、片語選項設定、記錄檔、公告維護。
(* 因特助以上或直屬主管等級才有修改經紀人資料的權限;因此「秘書」的職級若需要修改經紀人員資訊,須設為特助的電腦使用等級。)
五、經紀人(普):預設值僅提供部分資料的建檔與查詢功能,若需修改請至員工權限設定之。
六、經紀人(高):預設值僅提供部分資料的建檔與查詢功能,若需修改請至員工權限設定之。
七、key in人員:權限最低;僅開放商圈以及物件與客戶的建檔工作,不提供對物件或客戶資料做修改、刪除、查詢列印報表等功能。
Ps1.所有預設的權限等級均可以透過權限修改存檔來重新設定內容。
Ps2.可以於權限頁面使用【還原群組預設值】按鈕來還原預設的等級權限。
Ps3.資料若由秘書或key in人員代為建檔時;在進行資料維護作業時,應確認所屬經紀人身份與資料之正確性後再行儲存,以防因誤植了經紀人資料,而使該筆資料無法正確顯示。
Ps4.【員工權限拷貝】功能:用以複製已經設定完成之相同權限的其他員工權限。
陸、同步建立行程+日報表與作業(洽談)記錄的說明
一、當建立行程規劃時...勾選 寫入工作日報表+行程規劃,可以同步建立...市調或賣方、出租方 之作業記錄,或 買方、承租方 之洽談記錄與工作日報表。
二、當建立工作日報表或售案、租案/作業記錄或潛在買方、潛在承租方/洽談記錄時...勾選 加入個人行程規劃可以同步建立...個人(或預排)行程規劃。
如下圖所示:
柒、關於列印的注意事項說明
一、列印元件安裝  :首次觸發列印功能時,系統會主動提示是否安裝ActiveX的列印元件,請選擇安裝;才能讓列印時可以正常滿版,且不跳出頁次或出現網址等問題。
Ps.有些電腦並未能順利安裝列印元件時,請點選右方連結 ˙元件下載(Win XP)  元件下載(Vista) 以下載列印元件並執行安裝;或至業務/EIP中的檔案下載 選擇列印元件項目並下載安裝,重新登入系統後即可以順利列印。
二、列印物件張貼表或資料表  :提供多款張貼表(物件資料表)套版列印,並支援轉存WORD格式功能
Ps.轉存WORD格式須安裝微軟OFFICE XP 2002 SP3或更新的版本乃支援此項功能。
三、列印不動產說明書:提供2款不動產說明書套版列印,並支援轉存WORD格式功能。
第一版:通用型,提供完整編輯存檔功能,並附加列印總表功能。
第二版:永慶或有巢氏版體系支援使用,並附加列印總表功能。
四、列印物件或客戶一覽表  :於所有的查詢功能中,均提供多款總表(一覽表)之列印功能,售案物件與潛在買方並支援轉存EXCEL格式功能。
Ps.轉存EXCEL格式須安裝微軟OFFICE XP 2002 SP3或更新的版本乃支援此項功能。
五、列印郵寄標籤或信封  :於所有的查詢功能中,查詢屬性為人員時,均提供多款標籤(規格:A4-2X7 單張:42mm*105mm)與郵寄信封之列印功能。
捌、手機簡訊
使用說明與方法如下:
簡訊功能介紹:
提供多元編輯群組功能:可運用在公司內部人員會議通知、行程變更通知;發送客戶生日節慶祝賀、買(承租)方需求配對通知、售(租)案屋主銷售回報通知、成交賀訊、代書完稅、交屋等作業通知…等,還可預約(一天)發送功能。
簡訊功能分為四種發送方式:
一.簡訊平台發送:如 發送單封簡訊時使用
透過發送內容,發訊人,簡訊接收者手機號碼資料的填寫後,進行簡訊發送作業。
手機簡訊網址連結:http://crm.houseol.com.tw/index.asp?module=SendMsg
 
二.群組發送:如 發送給同業xxx物件已售出通知
自行編列與管理欲發送的群組內容,並透過勾選已發送簡訊。 用法:同上的登入方式,並進行簡訊發送名單與群組之建立,並透過群組來進行簡訊後續發送。
Tips:群組管理 請點選 右邊連結 http://crm.houseol.com.tw/index.asp?module=SendMsg&file=Manage 以進行之
三.結合愛屋線上總部管理功能發送:如 發送五月份的所有壽星生日簡訊...
用法:例如 於愛屋線上管理之查詢功能中(如潛在買方查詢),於潛在買方查詢功能,查詢出資料後勾選欲發送簡訊的名單並按簡訊按鈕,即可以將名單帶到會員簡訊平台進行後續發送。
四.配對簡訊發送: 如 屋主,房東或潛在買方,潛在承租方配對簡訊...並支援長簡訊(最多收費五通)
用法:例如 於愛屋線上管理之潛在買方/單筆配對功能,於配對名單處勾選預發送簡訊的名單並按簡訊按鈕,即可以將名單帶到簡訊發送平台以進行後續發送,並可以使用內建的公式片語(可以套用經紀人員名稱,手機號碼,店名..等)來快速建立罐頭片語。
玖、清除IE暫存(cache)的方式
由於系統IE瀏覽器會將瀏覽過的內容記錄資訊於使用者電腦的暫存(cache)中,導致資料沒有即時更新時的設定方式:
IE7的設定如下圖所示 :請先圈選IE的工具/網際網路選項 即出現下方畫面(或從開始/控制台/網際網路選項)
IE6的設定如下圖所示 :請先圈選IE的工具/網際網路選項即出現下方畫面(或從開始/設定/控制台/網際網路選項)

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代書作業說明

如何登入與網址位置:
登入網址 - 由總部所配發的登入使用者帳號與密碼由下方網址來登入:
管理網址: http://www.houseol.com.tw/index.asp
圈選代書項目並輸入「帳號(簽約代書之代號)」、「使用者」、「密碼」以登入本系統
Ps.系統中任何藍色欄位標題均隱藏片語窗或地址窗供輔助輸入使用。
代書管理作業:
*資料內容來源:由配合之加盟店成交資料指定特約代書,即會於該代書的管理中;出現該筆成交資料。
使用方法:
點選「代書作業」選項,便會出現所有的成交案件顯示在瀏覽列上方,資料會以每頁十筆方式呈現,也可以使用查詢欄位來查詢成交資料。
Ps1.點選一筆資料案修改或直接以滑鼠左鍵快點指定資料筆,也可以進入修改狀態。
Ps2.大部分的成交案件的基本資料已經由加盟店的資料庫帶入,所以並不需要重新建檔。
作業內容包括以下六分頁框來作業:
•成交物件及客戶資料:成交的買賣雙方基本資料建檔。
•簽約、用印時:登錄之日期資料會呈現在所屬加盟店的成交資料上。
•報稅、完稅時:登錄之日期資料會呈現在所屬加盟店的成交資料上。
 Ps.簽約用印日、貸款核定日、過戶領件日、銀行撥款日、交屋日等資訊,會自動加入作業代書之行事曆中。
•過戶登記交屋時:登錄之日期資料會呈現在所屬加盟店的成交資料上。
•作業記錄:代書的作業過程,回報住商總部的管理作業,透過新增修改或刪除來維護回報內容。
•費用明細 :提供代書的作業過程中,所有的稅費與移轉登記等相關費用記載。
Ps.預定與完成之簽約用印日、貸款核定日、過戶領件日、銀行撥款日、交屋日等資訊,以及『回報作業』之內容,均會顯示於所屬加盟店之該筆成交資料的『代書作業』頁面上,並提供列印功能。
PS.代書的維護作業過程,也會出現在所屬加盟店的該筆成交資料上。
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